Pouco mais de sete meses após a implementação e utilização de um sistema de processos 100% digitais na Comusa – Serviços de Água e Esgoto de Novo Hamburgo, mais de 2.555 processos já foram abertos no novo sistema. Assim, o serviço agiliza e facilita o acesso e arquivamento dos milhares de processos anuais criados na autarquia. Além disso, nas dificuldades geradas pelo isolamento social durante a pandemia do coronavírus, garante o fácil acesso digital sem contato físico dos servidores com o documento. A medida foi aprovada pelos servidores e já serve de exemplo para outros órgãos públicos do Município.
De acordo com o coordenador financeiro Luiz Sachser, a ideia de tornar todos os processos digitais já era uma discussão de quase uma década. Assim, no momento de isolamento social, surgiu como uma solução prática e higiênica. “Há mais ou menos 8 anos, começamos a notar que teríamos uma grande dificuldade em guardar toda a documentação pois não temos espaço físico suficiente. Logo pensamos em digitalizar tudo, mas o processo custaria muito caro e precisaríamos fazer o registro cartorial de cada documento”, explica. “Em 2017, o sistema da IPM passou a oferecer o módulo de processo digital, o que permitiria viabilizar essa ideia e tornar tudo digital e, no ano passado, o diretor-geral, Márcio Lüders, deu o aval e determinou para agilizar a implantação do sistema. Com isso, configuramos o sistema que começou a funcionar em março”, destaca Sachser.
Alternativa sustentável
Outro ponto positivo, segundo a Autarquia, foi a redução no consumo de papel. Conforme o coordenador, a redução na utilização de folha A4 caiu acima do esperado. “Ano passado (2019), no período de março a novembro, foram gastos 559 pacotes de 500 folhas. Já neste ano, foram 187, o que representa uma economia de 67% no mesmo período, embora os processos antigos ainda continuem em formato papel”, afirma. “Foi uma decisão de muito sucesso da direção. Dificuldades e necessidade de ajustes sempre surgem quando implantamos algo novo, mas foi quase tudo superado e hoje funciona muito bem, com muita eficiência”, finaliza.
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