A convivência mais intensa das pessoas imposta pelo confinamento aumentou as reclamações e os conflitos entre vizinhos, envolvendo, inclusive, o questionamento sobre a gestão dos síndicos, que acumulam cada vez mais responsabilidades. Por conta disto, o serviço de auditoria contábil independente se mostra o caminho adequado para prevenir fraudes. “Se não houver diálogo e transparência entre os condôminos com o síndico, os conselhos fiscal, consultivo ou administrativo e a administradora do condomínio, a auditoria externa pode auxiliar na criação de boas práticas de gestão dos recursos”, afirma Daniel Cirne Kowalczuk, sócio da Fortus Audit, integrante do Fortus Group, ao recomendar que este serviço seja usado preventivamente.
Estima-se que existam 50 mil condomínios no Rio Grande do Sul, metade dos quais na região metropolitana. Somente em Porto Alegre são 13 a 14 mil unidades condominiais, segundo acompanhamento da Click Síndico. É neste complexo universo que o síndico é altamente demandado como meio de encaminhar soluções dos problemas e também é natural que seja questionado sobre as contas.
Para a Fortus Audit, que atua na revisão das contas contábeis e financeiras do condomínio, visando a conformidade dos saldos expostos aos condôminos, a auditoria tem que ser vista como uma aliada da gestão condominial, razão pela qual Daniel Kowalczuk também defende o uso do serviço para corrigir eventuais inconformidades na causa e não na consequência. Desta forma, é possível aperfeiçoar controles, evitar passivos trabalhistas e dar segurança tanto aos síndicos quanto aos condôminos no que diz respeito à gestão.
Algumas das atribuições de uma auditoria é verificar se o orçamento aprovado está sendo realizado dentro dos limites estabelecidos e se as decisões com impacto financeiro relevantes determinadas em assembleia estão sendo obedecidas. Em uma auditoria, examina-se a regularidade fiscal do condomínio e se todas as retiradas monetárias e despesas da conta principal ou fundos de reserva possuem comprovação formal e lastro financeiro. Também analisa os contratos com terceiros e o cumprimento da legislação trabalhista e faz revisão mensal nas contas do condomínio emitindo opinião qualificada independente.
Convém lembrar que o síndico, conselhos, administradora terceirizada e até prestadores de serviços ou fornecedores de materiais podem ser responsabilizados por danos comprovados por fraude ou má gestão, cabendo uma ação de reparação dos prejuízos, respondendo civil e criminalmente. Por essa razão, após receber o relatório da auditoria com os apontamentos das possíveis inconsistências, é preciso tomar providências. “O custo para o condomínio é baixíssimo se a administração entender que uma auditoria ajuda a prevenir erros futuros, evita desgastes com condôminos, torna as contas mais transparentes e pode servir como ferramenta de gestão para a sindicância e até como prova jurídica de possível má gestão ou má-fé efetuada por determinada pessoa ou conjunto de pessoas”, explica.
Uma falha bem comum apurada em auditorias é a ausência de notas fiscais de prestação de serviços corretamente discriminadas. Em geral, são apresentados recibos genéricos de serviços gerais e de manutenção. Outras inconformidades recorrentes são a falta de comprovação de despesas, pagamentos de impostos e salários e, ainda, ausência de certidões fiscais negativas. Também aparecem nesta lista, entre outros, adiantamentos financeiros concedidos a síndicos sem a devida prestação de contas posterior, contratação de serviços de valor elevado sem contrato e sem justificativa ou não previsto no orçamento anual.
Tipos de auditoria
Preventiva – é contratada de forma mensal para acompanhar os atos e fatos da atual gestão emitindo relatório de auditoria completa para que a sindicância veja os possíveis erros e os corrija junto à administradora
Investigativa – tem foco em revisão de períodos passados, investigando eventuais inconformidades, emitindo relatório para que a sindicância ou um condômino possa ter um parecer técnico de um profissional habilitado para questionar administrativa ou judicialmente inconformidades.